株式会社設立で使う「電子定款」とは｜収入印紙4万円が不要になる仕組み

株式会社を設立する際には、定款の作成、公証人による認証、法務局への設立登記など、いくつかの手続きを経る必要があります。このうち定款について、紙で作成するか、それとも電子データで作成するかによって、実は数万円単位でコストが変わることをご存知でしょうか。今回は、株式会社の設立で使われる「電子定款」について、なぜコストが下がるのか、その仕組みと必要な準備をご紹介します。

そもそも「電子定款」とは

定款とは、会社の目的や商号、本店の所在地といった基本ルールを定めた書類で、株式会社を設立する際には発起人全員がこれを作成しなければなりません。この定款を紙に印刷して製本し、発起人が押印したものが「紙の定款」です。一方、定款の内容をPDFなどの電子データとして作成し、紙への印刷や押印の代わりに電子署名を付与したものが「電子定款」です。どちらも記載すべき内容自体に違いはなく、あくまで「紙で作るか、電子データで作るか」という作成方法の違いになります。

印紙税4万円がかからない理由

紙の定款には、印紙税法上の「課税文書」として収入印紙4万円を貼付する必要があります。この印紙税は、紙という有体物として作成された文書に対して課される税金であるため、電子データとして作成された電子定款は、そもそも課税文書に該当しません。そのため、電子定款であれば収入印紙4万円分のコストをそのまま節約できることになります。会社の設立費用全体から見ても、4万円は決して小さな金額ではないため、電子定款が広く利用されるようになった大きな理由のひとつです。

株式会社は電子定款でも「定款認証」を受ける必要がある

株式会社を設立する場合、作成した定款は、本店所在地を管轄する公証役場で公証人の認証を受けなければ効力を生じません。これは紙の定款でも電子定款でも変わらない、株式会社特有のルールです。紙の定款であれば、発起人または代理人が公証役場へ出向き、対面で認証を受けるのが原則です。これに対して電子定款の場合は、オンラインで公証役場に定款データを送信し、ウェブ会議システムなどを通じて公証人の面前確認を受けることができるため、公証役場への訪問回数を減らせる点もメリットのひとつです。なお、認証を受ける際に公証人へ支払う手数料（資本金の額に応じて数万円程度）自体は、紙・電子のいずれでも同様に発生します。電子定款によって節約できるのは、あくまで収入印紙4万円の部分です。

電子定款を作成するために必要なもの

電子定款を自分で作成する場合、あらかじめ次のようなものを準備しておく必要があります。

• 署名用電子証明書を有効化したマイナンバーカード
• ICカードリーダライタ、またはICカード読み取りに対応したスマートフォン
• 定款原稿を作成する文書作成ソフトと、PDF形式に変換・電子署名を付与できるソフト
• 登記・供託オンライン申請システムの利用者登録

これらの機材やソフトをはじめて揃える場合、ICカードリーダライタの購入費用などで数千円程度の初期費用がかかります。1社しか設立しない予定であれば、この初期費用と収入印紙4万円の節約額を比べて、どちらが得になるかを事前に検討しておくとよいでしょう。司法書士や行政書士など、電子定款の作成に対応した専門家に依頼すれば、自分で機材を揃えなくても電子定款のメリットを受けられるケースが一般的です。

紙の定款と電子定款の比較

電子定款を利用する際の注意点

電子定款を作成するためのソフトの多くはパソコン向けに提供されており、利用できる環境が限られる場合があります。また、はじめて手続きを行う場合は、利用者登録や電子署名の付与など、紙の定款にはない準備作業が発生するため、設立を急いでいる場合はスケジュールに余裕を持って進めることが大切です。すでに電子定款の作成に対応している専門家に依頼すれば、これらの準備を任せながら、収入印紙4万円の節約というメリットだけを受け取ることができます。

まとめ

電子定款は、定款を紙ではなく電子データとして作成し、電子署名を付与することで、収入印紙4万円を節約できる仕組みです。株式会社の場合、公証人による定款認証自体は電子定款でも必要ですが、オンラインでの手続きが可能になる分、公証役場へ出向く負担を軽くできる場合もあります。自分で機材を揃えて対応することも、司法書士や行政書士に依頼することも可能ですので、設立にかけられる時間や費用と相談しながら、自社に合った方法を選ぶとよいでしょう。